چگونه یک مشاور ایزو 9001 انتخاب کنیم؟

چند راهنمایی برای کمک به انتخاب بهترین مشاور که نیازهای شما را برآورده می‌کند:

معمولا شرکت هایی که می خواهند گواهینامه ایزو 9001 را دریافت نمایند این فرایند را با انتخاب یک مشاور آغاز می‌کنند.

شرکت‌های صدور گواهینامه باید اعتبار لازم را برای صدور گواهینامه از یک مرجع تایید صلاحیت  داشته باشند.

این در حالی است که برای بررسی صلاحیت مشاوران هیچ مرکز صلاحیتی وجود ندارد.

بسیاری از مشاوران سیستم مدیریت کیفیت گواهینامه‌ها و لایسنس‌هایی برای نشان دادن دانش و برتری خود دارند.

اما دانش یا تعلیمات تخصصی تنها دلیل بر توانایی مشاور برای کمک به شما برای دریافت گواهینامه ایزو مناسب است.

در ادامه به چند نکته مهم برای انتخاب به موقع مشاور ایزو اشاره می‌شود:پیمانکار در مقابل مشاور

نکته مهم این است که نباید مشاور را با پیمانکار اشتباه گرفت.

تفاوت میان این دو بر خروجی، انتظارات و حق‌الزحمه تاثیر می‌گذارد.

پیمانکار زمان مشخصی را برای انجام فعالیت‌هایی نظیر انجام ممیزی و نوشتن فرایندها برای سازمان در نظر می‌گیرد.

پیمانکار از نیروهای اضافی انجام فعالیت‌های  مشخص برای شما استفاده می‌کند.

پیمانکار بیش از 50 در صد از زمان کاری خود را در طی چند ماه با شما سپری می‌کند.

پیمانکار یک کارمند است و پپیشنهاد دهنده نیست و به طور کلی در برنامه ریزی استراتژیک پروژه برای دریافت گواهینامه مشارکت نمی‌کند.

پیمانکاران برای سازمان‌هایی مناسب هستند که کارکنانش عدم توانایی و یا  زمان برای انجام امور ممیزی خود و نوشتن فرایندها دارند.

همچنین پیمانکاران برای سازمان‌هایی که با کمبود نیروی انسانی مواجه اند و یا بسیاری از فعالیت‌های خود را به عنوان یک رهیافت استراتژیک برون‌سپاری می‌کنند.

یکی از مشکلات برون‌سپاری توسعه سیستم ایزو 9000 به یک پیمانکار این است که کارکنان تمام وقت سازمان به طور مستقیم در گیر استقرار سیستم نمی‌شوند

که در نهایت این سیستم توسط آن‌ها پایه‌گذاری نمی‌شود.

از سوی دیگر مشاوران پیشنهاد دهندگانی هستند که کمک می‌کنند برنامه استراتژیک را طرح‌ریزی نمایند و منابع مورد نیاز را سازماندهی می‌کنند.

مشاور به عنوان یک رهبر عمل می‌کند و کارمندان را تشویق و تحریک می‌کند تا فعالیت‌های لازم در راستای اخذ گواهینامه ایزو را انجام دهند.

مشاور به افراد کمک می‌کند تا در جلسات طوفان مغزی شرکت داشته و موانع را از بین ببرند.

مشاوران دانش‌محور و قابل با سازمان‌های متعدد کار کرده‌اند و با مشکلات رایج که معمولا سازمان‌ها هنگام دریافت گواهینامه با آن‌ها مواجه‌اند، آشنا هستند.

به دلیل این که مشاوران مشکلات مشابهی را از قبل شناسایی کرده‌اند و می‌دانند که امکان حل این مششکلات وجود دارند کمتر ناامید شده و از ادامه کار باز می‌مانند.

از آن جا که مشاوران صاحب فرایندها نبوده و تعهد عاطفی کمتری به سازمان در مقایسه با کارکنان تمام وقت سازمان دارند،

یک چشم‌انداز بی‌طرفانه و غیر احساسی به مشکلات داشته و راه‌حل‌های بالقوه مختلفی را ارزیابی می‌نمایند.

یکی از شاخص‌های بارز برای این که شخصی که می‌خواهید برای دریافت گواهینامه ایزو انتخاب کنید پیمانکار باشد یا مشاور، به میزان زمان و نوع کاری که فرد پیشنهاد دهنده به شما پیشنهاد می‌دهد مرتبط است.

اگر فرد مربوطه تمایل داشته باشد که کار مشخصی را برعهده بگیرد و یا مشخص نماید که باید  زمان زیادی را برای شما سپری کند، شما دارید با یک پیمانکار معامله می‌کنید.

از طرف دیگر مشاوران تمام تلاش خود را می‌کنند تا شما را مطمئن سازند که از عهده کار برمی‌آید و می‌توانید الزامات استاندارد را پوشش دهید و برای انجام ممیزی صدور گواهینامه آماده شوید.

مشاوران خوب می‌خواهند زمان سپری شده در محل شما را کاهش دهند.

آن‌ها در تلاش هستند تا نیاز های شما را براورد کنند؛ در صورتی که شما کار خود را خودتان انجام داده و مسئولیت سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) را نیز برعهده بگیرید.

نکته مهم این است که مشاور به مشتریانش کمک می‌کند تا راه‌حل‌هایی را که برای سازمان و مشتریانش بهترین هستند بیابند.

یکی از مزایای انتخاب مشاور به جای پیمانکار این است که کارمندان می‌توانند از سیستم استفاده کرده و بعد از ترک مشاور از سیستم نگهداری کنند.

اگر در برنامه‌ریزی‌های شما استفاده بهینه از ارزش‌های سیستم مدیریت وجود داشته باشد، بهتر است تا طراحی سیستم توسط پرسنل خودتان انجام شود.

در این مورد مشاور می‌تواند برای شروع پروژه به شما کمک کرده و به صورت دوره‌ای با شما درتماس باشد تا شما با شرایط جدید منطبق شده و برنامه‌ریزی خود را کامل کنید.

هنگامی که پروژه آغاز شد مشاور در حدود یک یا دو روز در در ماه با شما کار می‌کند.

در فاصله ملاقات‌ها شما و کارکنانتان خود بر روی پروژه 9001 کار کنید.

کیفیت در برابر دیدگاه مدیریت

ایزو 9001 مسئله مربوط به کیفیت نیست بلکه دغدغه مدیریت است.

استانداردهای ایزو 9000 در واقع یک چارچوبی است که که موجب شکل‌گیری سیستم مدیریت شده و رضایت مشتریان را از طریق کاهش عدم انطباق‌ها و تنوع فرایندهای کاری، محصولات و خدمات تضمین می‌کند.

در واقع وجود استاندارد 9000 تنها کنترل کیفیت یا بازررسی فعالیت‌ها نیست.

مشاوران نیاز است که اطلاعاتی در مورد کیفیت، استاندارد و ممیزی و مستندسازی داشته باشند.

در هر حال ایزو 9000 یک مسئله مدیریتی است و مشاور نیاز است علاوه بر موارد ذکر شده تجربه کافی رد زمینه توسعه استراتژی کسب و کار، مدیریت پروژه و بودجه‌بندی منابع داشته باشند.

انتخاب میان مشاوران که یکی دارای سابقه قوی رد کیفیت و دیگری با سابقه مدیریتی بیشتر و سایر فاکتورها یکسان است.

اما شاید استفاده از یک مشاور در حوزه مدیریت و تجربه بودجه‌بندی مناسب‌تر باشد.

این شخص احتمالا بهتر قادر خواهد بود تا به شما و کارکنانتان در خصوص نحوه عملکرد استاندارد ایزو و تاثیرات آن بر سازمان کمک کند.

تجربه در صنعت

معمولا گواهینامه ایزو 9001 برای شرکت‌های تولیدی صادر می‌شد. اما اخیراً سازمان‌های خدماتی نیز به اهمیت ارزش این استاندارد پی برده اند.

با گسترش انواع شرکت‌ها برای دریافت گواهینامه تقاضا برای تجربه در صنعت خاص افزایش یافته است.

اما در هر حال یافتن فردی که دارای بیست سال تجربه در یک صنعت خاص قابل انتظار نیست و نیاز هم نیست.

از معیارهای مهم دیگر در انتخاب مشاور می‌توان به میزان شباهت میان اندازه سازمان شما و سایر سازمان‌هایی که مشاور تجربه کار با آن‌ها را دارد اشاره کرد.

همچنین به انواع بازارها و تجربه تکنولوژیکی که مشاور دارد و انواع خاصی از بودجه و تجبه مدیریتی که مشاور برای پروژه شما به همراه می‌آورد اهمیت دارد.

الگوبرداری از بهترین‌ها

الگوبرداری یک کلید برای پیشرفت سازمانی به شمار می‌رود و ایزو 9000 را پشتیبانی می‌کند.

این فرایند بر اساس این ایده شکل گرفته است که یک سازمان می‌تواند نحوه و راه‌حل‌های موفقیت‌آمیز سایر سازمان‌ها در هر صنعتی را مطالعه نمایند.

این ایده بدین صورت است که ابتدا سازمانی را که توانسته است به صورت مؤثر و کارا بر فعالیت‌ها فایق آید انتخاب کرده و

سپس از از ایده‌های آن‌ها برای شروع و مدل اولیه برای یافتن راه حل خود به استفاده نمایید.

مشاور باهوش معمولاً به دنبال یافتن ایده‌های جدید برای انطباق با نیازهای مشتریان است.

نوع شخصیتی

یکی از مهم‌ترین تیپ‌های شخصیتی یک مشاور د این است که این توانایی را داشته باشد تا با شما و سازمانتان در هر سطحی به خوبی کار کند.

یک مشاور خوب باید به همان راحتی که با مدیریت ارشد سازمان ارتباط برقرار می‌کند با یک کارمند جز نیز راحت باشد.

از آن جا که زمان محدود است باید بتوانید در زمان محدود به صورت مشترک و کارا با مشاور همکاری کنید واز زمان بهترین استفاده را داشته باشید.

هر دو طرف، شما و مشاور، باید این اطمینان را داشته باشید که به طور شفاف انتظارات یکدیگر و خروجی‌های مطلوب را درک کرده و سپس وارد مرحله عقد قرارداد شوید.

اگر شما قادر نباشید تا این انتظارات را شفاف کرده و به حدی از اطمینان و راحتی با مشاور نرسیده باشید بهتر است کس دیگری را انتخاب کنید.

مسافت و قابلیت دسترسی

هنگامی که سازمان‌ها به دنبال مشاور هستند ترجیح می‌دهند تا کسی را پیدا کنند که به آن‌ها نزدیک بوده تا در زمان و هزینه صرفه جویی کنند.

اما گاهی اوقات ممکن است تنها توجه به این نکته به ضرر سازمان شما تمام شود.

شاید بهتر باشد اگر پیمانکار انتخاب می‌کنید آن را نزدیک به سازمان انتخاب کنید.

اما مسافت نباید شما را از انتخاب یک فرد لایق باز دارد.

بایک برنامه‌ریزی و سازماندهی مناسب می‌توانید هزینه‌ها را حداقل نمایید.

یک تفکر مهم‌تر میزان در دسترس بودن و مسئولیت‌پذیری مشاور برای براورده کردن نیازهای شما است.

مواردی نظیر تلفن، فکس و ایمیل ابزارهای مناسب برای در تماس بودن با مشاور هستند.

بعضی از مشاوران بسیار مشغول هستند و زمان کمی را برای تمرکز بر کار شما قرار می‌دهند.

به طور مشخص چیزی که مشاوران برای فروش به شما دارند زمان و تجربه کاریشان است همچنین مشاور به همکاری شما برای برنامه‌ریزی زمانبندی جلسات نیاز دارد.

برنامه‌ریزی یک مسئله مهم است بنابراین این مسئله را به سرعت حل نمایید تا مشاور شما بتواند به موقع نیازهای شما را برآورده سازد.

نکته نهایی

در نهایت شما مجبور به دریافت خدمات مشاوره برای دریافت گواهینامه نیستید.

ایزو 9000 یک مسئله پیچیده نیست.

شما همواره می توانید استاندارد را خود یاد گرفته و آن را در سازمانتان پیاده سازی نمایید.

اما سازمان‌ها تنها به یک دلیل از خدمات مشاوره استفاده می‌نمایند و آن استفاده از تجربیات و دیدگاه‌های مشاور در پروژه است که در نهایت منجر به صرفه جویی در زمان و تسهیل فرایند هاست.

هنگامی که می‌خواهید از خدمات مشاوره استفاده نمایید، اولین نکته حق‌الزحمه مشاور است.

بسیاری از مشاوران مبلغ قابل توجهی را به عنوان هزینه طلب می‌کنند.

بنابراین مبلغ نباید به عنوان اصلی‌ترین فاکتور در انتخاب مشاور در نظر گرفته شود.

به جای آن شما باید مشخص کنید که چه هدفی از دریافت مشاوره دارید و چه کمکی از مشاور در طول مشاوره دریافت خواهید کرد.

فکر کردن در مورد این مسائل موجب رضایت و بهره‌وری ارتباطات میان شما و مشاور خواهد شد.