مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار به عنوان یک رویکرد سیستماتیک برای ایجاد چارچوب کاریِ سازمان به طور کاراتر، مؤثرتر و توانمندتر برای تطبیق با پیرامونِ در حال تغییر تعریف می‌شود.

ولی این به چه معناست؟ و چگونه به سازمان برای رسیدن به اهدافش کمک می‌کند؟

ابتدا با تعریف مدیریت فرآیند کسب‌وکار شروع می‌کنیم.

اساساً کاری است که یک شرکت برای رسیدن به یکی از اهدافش انجام می‌دهد.

به وضوح این یک تعریف گسترده است که شامل فعالیت‌های خاص بسیاری است.

این ایده مربوط است به اقتصاددان معروف، آدام اسمیت، کسی که تولید یک گیره کاغذ را به عنوان مجموعه‌ای از گام‌ها تعریف کرد:

بیرون کشیدن سیم، صاف کردن آن، برش دادن، اضافه کردن سر و موارد دیگر.

در این مورد، هدف تولید گیره یا گیره‌هاست.

شکستن یک هدف به مجموعه‌ای از کارها، که هر کدام را می‌توان به افراد مختلف سپرد، رسیدن به هدف مذکور را ساده‌تر می‌کند.

در بسیاری از موارد رسیدن به یک هدف بدون فرآیند کسب‌وکار غیرممکن است.

بنابراین، مدیریت فرآیند کسب‌وکار، کشف و اجرای راهکارهایی برای روان‌تر شدن فرآیندهای کسب‌وکار است.

مثال معروف آن، استفاده‌ی هنری فورد از خط مونتاژ برای تولید خودرو است.

او روشی را برای تولید سریع‌تر و ارزان‌تر خودرو ایجاد و رهبری کرد؛

این کار را از طریق جایگزین کردن مجموعه‌ای از فرآیندهای تولید انبوه به جای ساختن هر خودرو «به طور دستی» توسط گروهی از افراد، انجام داد.

در دنیای امروزِ تجارت، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) به ایجاد و هدایت فرآیندهای مناسب برای کسب‌وکاری خاص و اهداف خاص آن می‌پردازد.

این کار معمولاً با تمرکز بر افراد یا فناوری (یا هر دو) به عنوان دارایی‌هایی که می‌توانند برای تسهیل بهترین فرآیند برای کار استفاده شوند، صورت می‌گیرد.

نحوه‌ی کار BPM

BPM از طریق ایجاد مجموعه‌ی واضحی از فرآیندها، بسیاری از دلایل معمول خطاها یا پیغام‌های ضد و نقیض را از بین می‌برد.

هنگامی که همه می‌دانند دقیقاً چه کاری را چگونه با کمترین خطا انجام دهند، به همین ترتیب نتیجه نهایی بدون خطا خواهد بود.

دنیای تجارت مایل است تا به BPM از سه جهت نگاه کند: افقی، عمودی و کامل.

همانطور که از نام‌ها پیداست، BPM افقی گسترده است.

اغلب با استفاده از تکنولوژی، در پی ارتباط با توسعه و ایجاد فرآیندهای جدید است.

BPM عمودی با قالب‌های تعیین شده شروع می‌شود که می‌توانند برای دستیابی به اهداف خاص ویرایش شوند.

BPM کامل چندین جزء است؛شامل طراحی، نظارت، مدلسازی، بهینه‌سازی، شبیه‌سازی و چندین مورد دیگر که بستگی به روش انتخابی دارد.

موارد زیر جزئیات این دسته‌بندی‌ها هستند.

طراحی:

طراحی یک فرآیند می‌تواند با یافتن و تشریح فرآیندهای موجود شروع شود.

و یا می‌تواند به معنی ایجاد یک فرآیند از ابتدا باشد.

حتی می‌تواند شامل ساخت چیزی شبیه فلوچارت یا ابزارهای دیگر ارائه برای نشان دادن فرآیند از ابتدا تا انتها باشد.

بخش طراحی جایی است که یک فرآیند کسب‌وکار متولد می‌شود.

مدلسازی:

زندگی به ندرت از برنامه‌های کسی تبعیت می‌کند؛ بنابراین هر فرآیند میان مجموعه‌ای از موقعیت‌های نظری قرار می‌گیرد تا چگونگی ایستادگی آن در برابر شرایط مختلف، مشاهده شود.

اجرا:

امروزه اغلب فرآیندهای کسب‌وکار به شدت در فناوری گره خورده‌اند.

بعضی اوقات ممکن است یک فرآیند تماماً توسط یک کامپیوتر تکمیل شود.

در واقع، برای اینکه افراد تجارت و فناوری اطلاعات بتوانند یک زبان مشترک برای طراحی و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار داشته باشند،

زبان‌های کامپیوتری خاصی وجود دارند: زبان اجرای فرآیند کسب‌وکار (BPEL) و مدل استاندارد مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMN).

از طریق این زبان‌ها، حتی کسانی که توسعه‌دهنده نرم‌افزار هم نیستند می‌توانند طراحی کنند، سپس به اجرای فرآیند کسب‌وکار بر کامپیوتر بپردازند.

فرآیندهایی با گام‌های پیچیده هنوز هم به ورودی انسانی نیاز پیدا خواهند کرد، ولی فرآیندهایی که بتوانند اتوماسیون شوند، سریع‌تر حرکت می‌کنند.

نظارت:

زمانی که فرآیند شروع به کار می‌کند، نیاز به مشاهده شدن دارد، تا از انجام شدن هدف به کاراترین شکل ممکن اطمینان حاصل کنیم.

اطلاعات در مورد فرآیند، جمع‌آوری شده، سپس برای بهبود فرآیندها در گام بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بهینه‌سازی:

این بخش عموماً به دنبال مدلسازی یا نظارت می‌آید.

مشاهده‌ی فرآیند در عمل، چه مجازی چه واقعی، بخش‌هایی را نشان می‌دهد که می‌توان برای انجام بهتر کارها ساخت.

اگر جایی وجود داشته باشد که فعالیت‌ها در آن آهسته شوند، راه‌هایی برای افزایش سرعت آن‌ها یافت می‌شود.

اگر جایی برای کاهش هزینه‌ها بدون کاهش کیفیت وجود داشته باشد، این بخش مسئول اجرای آن و بهینه‌سازی آن است.