فرآیند دریافت گواهینامه ایزو

هر سازمانی تجربه متفاوتی از این جریان را دارد.

اگر شما تحت فشار زیادی از جانب مشتریانتان برای دریافت گواهینامه باشید،

مطمئناً نسبت به سازمانی که برای دریافت رضایت مشتریان و سودی سود حاصل از این سیستم به سراغ دریافت گواهینامه می رود، تفاوت دارید.

بسیاری از سازمان‌ها برای دریافت گواهینامه ایزو از مشاور کمک می‌گیرند.

این راه برای سازمان‌هایی که فردی با دانش مرتبط را ندارند یا نمی‌توانند زمانی را برای یادگیری اختصاص دهند، بهترین راه است.

سیستم مدیریت کیفیت ایزو با افزایش اندازه سازمان پیچیده می‌شود.

به‌صورتی که افراد بیشتری باید مشارکت کرده، آموزش‌های بیشتری مورد نیاز است و شاید فرم‌ها و سوابق بیشتری باید نگهداری شوند.

برای سازمان‌های بزرگ بهتر است تا از یک مشاور که به مسائل ایزو آشنا است کمک گرفته شود.

زیرا زمان زیادی برای استقرار سیستم مورد نیاز است.

برای سازمان‌های کوچک‌تر فرآیند دریافت گواهینامه آسان‌تر است و گاهی می‌تواند توسط خود سازمان یا کارکنان موجود انجام شود.

چه مدت زمان طول می‌کشد؟ این مورد به موارد متعددی بستگی دارد، مانند:

اندازه سازمان، میزان زمانی که به این فرآیند اختصاص می‌دهید، میزان در دسترس بودن زمان کارکنان برای آموزش و در نهایت انگیزه مدیر ارشد برای انجام این کار.

گاهی سازمان‌هایی هستند می‌خواهند هر چه زودتر گواهینامه در یافت کنند و بعضی دیگر تنها به کیفیت کار و سودی که استاندارد ایزو به ارمغان می‌آورد می اندیشند.

به طور رایج مراحلی که برای دریافت گواهینامه باید طی شود به شرح زیر است:

1. ابتدا تصمیم بگیرید که با دریافت گواهینامه جدید سیستم مدیریت کیفیت، چه چیزی را جستجو می‌کنید.

آیا قسمت به خصوصی از سازمان شما نیاز با سازماندهی و برنامه‌ریزی نیاز به کمک دارد؟

آیا کیفیت در برخی نقاط کمتر رعایت می‌شود؟

آیا نیاز دارید تا تلاش خود را بر برخی از واحدها بیشتر متمرکز کنید یا کل سازمان مد نظرتان است؟

آیا به افزایش میزان رضایت مشتریان و سود خود علاقه مند هستید؟

یا تنها یک گواهینامه زیبا برای نصب بر روی دیوار و نشان دادن به مشتریانتان می‌خواهید؟ (که این مورد آخر دلیل خوبی برای استقرار ایزو نیست.)

2. فراهم کردن مستندات بر اساس استاندارد ایزو و همچنین بر اساس اهداف کیفی سازمان

مستندات پایه ای که شما به آن احتیاج دارید نظامنامه کیفیت و یک سری فرآیندهای مربوط به سیستم کیفیت هستند.

همچنین اکثر شرکت‌ها چندین فرم نیز به عنوان بخشی از سیستم کیفیتشان دارند.

3. آموزش به کارکنان

تمامی افراد در سازمانتان باید آماده باشند تا سیستم کیفیت ایزو را موفق کنند و تمامی این افراد نیازمند آموزش هستند.

البته تعداد کمی از افراد کلیدی باید در تمامی زمینه‌های مربوط به سیستم کیفیت آموزش ببینند.

بخش‌های کمی از استاندارد ایزو هستند که تمامی کارکنان باید از آن اطلاع داشته باشند.

در هر صورت اکثر کارکنان باید در خصوص بخش‌های کمی از استاندارد آموزش ببینند که آن هم بخش‌هایی است که به صورت کلی برای همه پرسنل تعریف شده است.

و بخش‌هایی که ارتباط مستقیم با مسئولیت‌های کاری افراد دارد.

برای مثال تمامی افراد در سازمان باید اطلاعات کلی از ایزو داشته باشند این که ایزو چیست و چگونه کار می‌کند.

تمامی افراد باید بدانند که رضایتمندی مشتریان هدف شماره یک این سیستم است.

تمامی افراد باید با مفهوم اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه آشنا بوده و آن‌ها را به کار گیرند.

اما برای مثال کارکنان فروش نیاز نیست تا در زمینه بازرسی و یا کنترل مستندات آموزش ببینند مگر آن که افراد فروش به عنوان مدیر کیفیت نیز مسئولیت داشته باشد.

4. شرکت صدور گواهینامه مورد نظر را انتخاب کنید.

تعداد زیادی شرکت صدور گواهینامه وجود دارند. به تعدادی از آن‌ها زنگ زده و مصاحبه‌های لازم را انجام دهید.

سعی کنید تا متوجه شوید آن‌ها چگونه عمل می‌کنند و ببینید کدام یک با وضعیت و بودجه شما هماهنگ‌تر هستند.

برخی از شرکت‌های صدور گواهینامه از ممیزین مستقل استفاده می‌کنند که باید با هزینه شما برای طی مسافتی برای اجرای ممیزی در محل مورد نظر حضور یابند.

اما برخی دیگر از این شرکت‌ها از ممیزین محلی استفاده کرده که این می‌تواند در هزینه‌های شما صرفه جویی کند.

این ایده بدی نیست تا قبل از انجام ممیزی اصلی یک بار مستندات سازمان توسط شرکت صدور گواهینامه بررسی شود.

بیشتر شرکت‌های صدور گواهینامه این خدمت را ارائه می‌دهند. البته این کار هزینه بر خواهد بود، بنابراین راه ارزان‌تر این است تا خودتان یک بازنگری اولیه بر روی مستندات داشته باشید تا این که یک ممیز به سازمانتان آمده و بگوید مستندات مربوطه مناسب سازمان نیستند.

یک شرکت صدور گواهینامه به شما برای بهبود وضع سیستم کمک می‌نماید و تمامی سؤالات مربوطه را پاسخ می‌دهد.

5. تاریخی را برای انجام ممیزی صدور گواهینامه تنظیم کنید.

توصیه می‌شود حداقل 2 تا 3 ماه تجربه کار با سیستم جدیدتان را داشته باشید و سپس ممیزی شوید.

در واقع نیاز است تا این که شواهدی را نشان دهید که آن چه می‌گویید با عمل یکسان است.

نیاز تا شما سوابقی از آموزش داشته باشید همچنین سوابقی از بازرسی و بازخورد مشتریان و… برای بیشتر سازمان‌های کوچک تا متوسط دو تا سه ماه زمان مناسبی برای تمرین و تجربه برای پاس کردن ممیزی کافی است.

شاید شما بخواهید تا ممیزی داخلی و یا بازنگری مدیریت را دو هفته قبل از انجام ممیزی صدور گواهینامه انجام دهید.

این شاید اخرین فرصت شما برای چک کردن سیستم کیفیت باشد و شواهد بیشتری را برای ممیز فراهم می‌کند که شما به راستی استاندارد ایزو را پیاده‌سازی کرده‌اید.

6. ممیزی صدور گواهینامه را انجام دهید!