در این روش با تجزیه و تحلیل عملکرد جاری و کارهایی که برای بهبود کیفی باید انجام داد، مسیر مناسب برای رسیدن به عملکرد مطلوب مشخص میشود.
به زبان سادهتر باید بگوییم: عارضهیابی یا gap analyze به دنبال ریشهیابی معایب و پیامدهای نابهنجار آنها در کارکرد سازمان است.
این فرآیند همیشه با دو پرسش اساسی آغاز میشود:
الف) اکنون کجا هستیم؟ ب) مقصد نهایی کجاست؟
– یک سازمان برای رسیدن به جایگاه مورد نظر خودش در آینده، باید به دنبال پیادهسازی عوامل معینی باشد که درنهایت منجر به موفقیت شود؛ به عبارتی بتواند در فضای رقابتی بازار عرض اندام کند.
و این شدنی نیست مگر اینکه سیستم مدیریت کیفیت، شکافها و نقصهای موجود در عملکرد داخلی و بیرونی سازمان و نیز معایب احتمالی در محصول/خدمات نهایی را شناسایی کرده و در نهایت برنامهای برای بهبود آنها در نظر بگیرد.
عارضهیابی را میشود نوعی فرآیند تحلیلی قلمداد کرد که با اندازهگیری و مستندسازی عوامل مؤثر در پیشبرد سازمان، باعث ایجاد یک فهم مشترک و همهجانبه در سیستم میشود و با بهینهسازی منابع و ورودیهای مجموعه، فعالیتهای ناکارآمد را سروسامان داده، آنها را بهبود میبخشد.
عملکرد خیلی از شرکتها و سازمانها کمتر از توانایی بالقوهای است که از آن برخوردارند.
چرا که یا منابع خودشان را بهدرستی به کار نمیگیرند و یا سرمایهگذاری درستی در فناوری و بازار نکردهاند.
حال با استفاده از این فرآیند تحلیلی و ایجاد پایه و مبنایی برای سنجش سرمایه گذاری در زمان، پول و منابع انسانی، میتوان ناکارآمدیها را ردیابی کرد و راهکارهایی برای بهبود آن ارائه داد.
عارضهیابی محصول و عارضهیابی بازار – و هرکدام از این انواع شامل مدلهای متعددی است که نسبت به نوع سازمان و مشکل احتمالی آن انتخاب و اجرایی میشوند.
– عارضهیابی محصول، به دنبال توسعه و بهبود فرآیندهای داخلی و شناسایی محدودیتهای رشد ناشی از ویژگیهای محصول/خدمات است.
عارضهیابی بازار هم با ارزیابی و مقایسه بازار کنونی و بازار بالقوهای که انتظار آن میرود، به بررسی امکانات رشد و ارتقاء سازمان در زمینههای فروش و سهم بازار میپردازد؛
و با مقایسه میان «سود پیشبینیشده» و «سود مطلوب» شکاف و نقصهای احتمالی موجود را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد.
در هردو نوع یادشده، برنامهریزی و تحقیقات و البته میزان گستردگی آن، نقش مؤثری در موفق بودن فرآیند عارضهیابی دارد؛
در این راستا دامنهی تحقیقات باید علاوه بر فعالیتهای داخلی سازمان، محیط کسبوکار بیرونی را هم پوشش بدهد؛
یعنی اطلاعاتی مرتبط با روندجاری بازار و وضعیت رقابت موجود در آن و هم کم و کیف تقاضای مصرفکنندگان؛ که هر دو در ترسیم «سهم بازار» نقش بسزایی دارند.
در یک عارضهیابی درست و بینقص، میزان پول، زمان و منابع مورد نیاز برای به فعلیت رساندن و بهکارگیری تمامی امکانات و توانمندیهای بالقوهی یک سازمان، مورداندازهگیری و سنجش قرار میگیرد؛
امکانات و توانمندیهایی که پشتوانهی اصلی رسیدن به «حالت مطلوب» هستند.
این نوع سنجش منجر به افزایش تولید محصول/خدمات و هم بهبود عملکرد سازمانی میشود؛ و محصول/خدمات نهایی باکیفیتی بالاتر و هزینهای پایینتر به دست میآید.
نیاز اساسی در پیشبرد چنین روشی، مدیریت پیشگیرانه و مؤثر در سراسر مراحل برنامهریزی، پیادهسازی و تحول است.
با دامنهای که از شرایط تقسیمکار و نحوهی تولید گرفته تا ارزیابی سطوح مدیریتی و تصمیمگیریهای کلان سازمانی، گستردگی دارد.
در این واکاوی، ماهیت دقیق مشکلات شناسایی و تدارکات لازم برای انتخاب استراتژیهای ترمیمی درست مهیا میشود؛
که علاوه بر ترمیم نقصهای موجود در عملکرد مجموعه و محصول/خدمات عرضهشده میتواند نقش عمدهای در هدفگذاریهای آتی سازمان و پیشبرد آنها داشته باشد و در نهایت منجر به راهحلهای اثربخش و فراگیر شود.